Bogdan Zaval, consultant pentru fonduri europene
Proiectele de investiţii finanţate din fondurile nerambursabile trebuie să respecte în primul rând conţinutul cadru al documentelor solicitate: Cerere de finanţare, Plan de afaceri, Studiu de fezabilitate, Analiza financiar-economică şi calculul indicatorilor. Nu se accepta nici un fel de modificări ale conţinutului acestora, mai ales al cererii de finanţare.
Proiectul trebuie să fie redactat electronic, să fie coerent şi să prezinte cât mai bine noua investiţie.
Metodologia în elaborarea documentaţiilor utilizează instrumente de analiză şi evaluare:
- Arborele problemelor - este utilizat pentru a determina problemele şi cauzele/efectele; utilizând acest instrument pot fi determinate Obiectivele de tip SMART, Activităţi, Rezultate aşteptate, Indicatori, Timpul de realizare, etc.
- Analiza părţilor interesate;
- Evaluarea întreprinderii: analiza documentelor, analiza diagnostic, analiza resurselor umane, analiza pieţei, strategia de marketing, analiza managementului. De asemenea, conţinutul aplicaţiei trebuie susţinut acolo unde este cazul de documente justificative, analize şi studii.
- Obiective: investiţionale, economice, de mediu.
Obiectivele proiectului de investiţii trebuie să fie în concordanţă şi să contribuie la obiectivul strategic al Programului de finanţare. De asemenea, aceste obiective ar trebui să fie unele de tip SMART. De fapt cuvântul, care în limba engleză înseamnă "deştept", este un acronim al următoarelor cuvinte şi prezintă cum ar trebui să fie un obiectiv: S - Specific, M- Măsurabil, A - Abordabil/realizabil, R - Realist, T - Timp (încadrat în timp).
Pentru că de multe ori cei care aplică pentru finanţare nerambursabilă nu respectă acest principiu simplu de a stabili obiective de tip SMART au probleme în atingerea obiectivelor propuse în cadrul proiectelor de investiţii. Nerealizarea obiectivelor, parţial sau total, atrage după sine returnarea sumelor primite ca ajutor financiar nerambursabil sau nerambursarea unor cheltuieli realizate.
Capacitatea tehnico - financiară: resurse materiale, resurse umane şi resurse financiare
Analiza capacităţii de implementare şi operare a proiectului de investiţii este esenţială pentru asigurarea succesului. Beneficiarul trebuie să dispună de toate resursele necesare implementării proiectului în condiţii optime şi în termenele stabilite în proiect. Dimensionarea corectă a resurselor necesare în faza de proiectare va diminua efectele negative în cazul unor situaţii neprevăzute apărute pe parcursul implementării sau operării.
Pentru asigurarea resurselor financiare beneficiarul trebuie să facă toate demersurile, în situaţia în care nu dispune de resurse proprii, prin contactarea unei instituţii financiare şi discutarea condiţiilor colaborării.
Foarte importante sunt resursele umane necesare implementării şi operării proiectului. Pentru managementul proiectului vor fi alocate resursele umane atât pentru partea tehnică (responsabil tehnic), dar şi administrativă (responsabil financiar, responsabil juridic, etc.).
Managerul proiectului este bine să fie unul dintre directorii/administratorii firmei care are experienţă relevantă şi capacitatea de a lua decizii şi organiza activităţile proiectului. În cazul în care Managerul proiectului este o persoană alta decât cea cu drept de semnătură, va fi împuternicită de către conducerea firmei pentru gestionarea proiectului de investiţii.
Maturitatea proiectului
Demonstrarea maturităţii proiectului nu se referă întotdeauna la minimul de documente solicitat de către autorităţi. În general fiecare societate comercială are specificul ei din punct de vedere al activităţii, iar documentele necesare şi autorizările sunt diferite.
Principiul maturităţii proiectului se referă la identificarea şi înlăturarea tuturor barierelor în implementarea şi operarea proiectului.
Analiza părţilor interesate, în eşecul sau succesul proiectului, este un bun instrument pentru identificarea eventualelor obstacole pe care le-ar putea întâmpina beneficiarul pe perioada implementării sau operarii investiţiei. De exemplu, dacă beneficiarul are de realizat o construcţie, ar fi bine să facă demersurile pentru obţinerea unui Certificat de urbanism chiar dacă acest document nu este solicitat în prima fază. Cu siguranţă va fi solicitat la contractare, iar dacă vom avea întârzieri în obţinerea lui este posibil să fie respins proiectul la eligibilitate administrativă.
Eligibilitatea proiectelor şi greseli frecvent întâlnite
Eligibilitatea administrativă se referă la conformitatea documentelor întocmite şi ataşate la cererea de finanţare. Conform unui document publicat de AM POSCCE, principalele greşeli ale beneficiarului de finanţare nerambursabilă în faza de verificare administrativă se referă la:
-Lipsa unor documente solicitate;
- Numerotare incorectă a paginilor;
- Expirarea unor certificate/ autorizaţii;
- Confuzii privind cine semnează documentele.
În etapa de verificare a eligibilităţii apar probleme legat de:
- Neînţelegerea criteriilor de eligibilitate şi a faptului că acestea sunt cumulative;
- Neîncadrarea întreprinderii în categoria de întreprindere conform programului de finanţare;
- Neîncadrarea într-un cod CAEN eligibil;
- Nerespectarea regulii "de minimis" (Calcularea greşită a ajutoarelor de stat primite anterior);
- Bugetul elaborat nu a ţinut cont de cheltuieli eligibile şi neeligibile;
- Confuzie între activităţi eligibile şi cheltuieli eligibile;
- Lipsa unei justificări a activităţii economice pe anul anterior (AP 1 - Un sistem inovativ şi eco-eficient de producţie);
În etapa evaluării tehnice şi financiare apar, în general, probleme legat de:
- Din punctul de vedere al coerenţei intervenţiei - nu a existat o legătură logică între elementele proiectului: resurse, activităţi, rezultate directe imediate şi pe termen lung;
-Buget incomplet sau necorelat cu activităţile şi rezultatele;
-Planul de activităţi nerealist - pentru activitatile propuse, duratele estimate au fost subdimensionate;
-Obiectivul general al proiectului (scopul proiectului) formulat neadecvat în raport cu politicile UE în domeniu; dificultăţi în demonstrarea relevanţei proiectului faţă de linia de finanţare şi politicile UE;
- Studiu de fezabilitate prezentat nu a fost realizat pentru investiţia propusă prin proiect sau nu a respectat cerinţele HG 28/2008;
- Confuzie în calcularea şi cuantificarea tuturor veniturilor generate de proiect;
- Analizele de risc şi senzitivitate realizate superficial sau lipsesc;
- Indicatorii financiari nu au corespuns cerinţelor ghidului solicitantului reflectate in grila de evaluare;
- Valorile indicate pentru indicatorii de performanţă nu au fost justificate;
- Neconcordanţe între Planul de afaceri / Studiu de fezabilitate şi cererea de finanţare;
- Echipa de management de proiect nu are experienţă (această parte a fost deseori neglijată);
- Procentul de cofinanţare incorect calculat;
- Cashflow incorect care nu consideră toate elementele, intrări nejustificate, uneori negative;
- Necorelarea previziunilor financiare cu capacitatea pieţei şi a producătorului.
Pentru a evita orice neînţelegere este recomandat să se studieze cu atenţie Ghidul solicitantului şi să se ceară clarificări de la autorităţile care gestionează aceste programe de finanţare.
