ROFMA: Piaţa de servicii pentru clădiri s-a dezvoltat în anii de criză

Piaţa de servicii pentru administrarea clădirilor (facility mana­gement) câştigă teren în România odată cu tendinţa de maturizare a sectorului imobiliar şi îndeosebi a segmentului comercial.

În prezent, piaţa de profil se situează în jurul valorii de 80 - 90 milioane euro pe an, fiind încă la un nivel incipient. Istoricul este destul de scurt, pornind prin anul 1999, când au fost realizate primele clădiri de birouri clasa A din Bucureşti. În comparaţie, în SUA, Japonia şi Marea Britanie, piaţa de profil s-a dezvoltat începând cu anii "70, ne-a declarat Richard Mocko, preşedintele Asociaţiei Române de Facility Management (ROFMA).

Proprietarii de clădiri au două opţiuni atunci când vine vorba de administrarea imobilelor: fie să şi le gestioneze intern, fie să externalizeze serviciile de administrare către companii specializate în prestarea acestor servicii.

Industria de servicii dedicate pentru administrarea clădirilor a apărut ca urmare a deciziei companiilor de a-şi concentra resursele, personalul şi strategia pe obiectul lor principal de activitate, externalizând activităţile secundare. Prin externalizare se pot obţine eventuale reduceri de costuri, deoarece compania nu mai trebuie să aloce forţă de muncă pentru aceste activităţi secundare. Chiar dacă serviciile externalizate nu sunt neapărat mai ieftine, un furnizor profesionist poate ridica standardele, îmbunătăţind astfel imaginea clientului său, argumentează Richard Mocko.

Serviciile de administrare a clădirilor se axează preponderent pe imobilele comerciale: retail, birouri şi spatii industriale, iar secundar şi pe rezidenţiale.

În România, cele mai multe clădiri comerciale sunt în Bucureşti, excepţie făcând spaţiile de producţie şi, într-o anumită măsură, centrele comerciale. În schimb aproape toate clădirile de birouri clasa A, principala ţintă pentru serviciile de administrare, se află în Capitală.

În general, companiile mari şi fondurile de investiţii prezente în România au o mai mare deschidere pentru serviciile specializate, deoarece înţeleg procesele şi au experienţa internaţională în spate. În mod excepţional, sunt şi dezvoltatori mai mici care optează pentru acest tip de servicii externalizate, precizează domnul Mocko.

Adesea, viziunile proprietarilor de clădiri şi cele ale furnizorilor de servicii de administrare sunt antagonice. Unii proprietari sunt de părere că furnizorii de servicii nu se ridică la standardul aşteptărilor, iar pe de altă parte sunt companii de administrare care consideră că proprietarii nu înţeleg pe deplin ce presupun serviciile oferite. Pentru maturizarea pieţei este necesar ca părţile implicate să se afle într-un permanent dialog. Astfel, ROFMA s-a constituit ca o platformă de comunicare. "Vrem să avem un dialog constructiv cu proprietarii de clădiri şi chiriaşi, pentru că ei sunt beneficiarii finali", afirmă preşedintele ROFMA.

Piaţa este determinată de lupta pe preţuri

Serviciile oferite de o companie de administrare a clădirilor pot să se refere la un singur aspect, precum curăţenia, paza, protecţia antiincendiu, întreţinerea tehnică, managementul energetic sau pot îngloba sub aceeaşi umbrelă toate procesele din clădire. În prezent multe companii de profil au început să ofere şi servicii de management al proprietăţii (property management), care presupun şi gestionarea relaţiei cu chiriaşii, de exemplu livrarea facturilor etc.

În general, accesarea unui pachet de servicii integrate poate aduce beneficii importante proprietarului faţă de varianta în care ar apela la câte un furnizor pentru fiecare serviciu în parte, mai ales în ceea ce priveşte controlul, raportarea.

Mai mult decât atât, odată ce furnizorilor de servicii li se încredinţează operarea în totalitate a clădirilor, piaţa din România ar putea evolua spre tendinţe noi şi anume împărţirea riscului şi a profitului între proprietar şi furnizorul de servicii. Concret, dacă furnizorul de servicii îi poate demonstra proprietarului că, prin serviciile prestate, a reuşit să crească satisfacţia chiriaşilor sau să economisească energie, atunci să obţină anumite bonusuri. Probabil că aceste tendinţe vor începe să îşi facă loc în următorii ani. Deocamdată însă, ca urmare a crizei, pentru proprietari doar costul contează când aleg un furnizor de servicii, nu reputaţia respectivei companii, calitatea serviciilor, valoarea adăugată. De exemplu, în cazul licitaţiilor electronice, câştigă cei care vin cu preţurile cele mai mici. Această strategie este una foarte riscantă, deoarece încurajează practicile neetice şi piaţa neagră. Nu în ultimul rând, nişte servicii slabe pot duce la pierderea chiriaşilor. În fapt, clienţii care pun presiune asupra companiilor de servicii să funcţioneze la minim contribuie la procesul destructiv şi extinderea practicilor neconcurenţiale. ROFMA s-a angajat într-un dialog cu proprietarii de clădiri pentru a evita astfel de practici, afirmă domnul Mocko.

Costurile de operare a clădirii au început să conteze

Criza a avut şi o latură pozitivă pentru piaţa serviciilor de administrare a clădirilor din România. Dacă în timpul perioadei de boom din anii 2006 - 2008, putea fi vândut orice imobil, iar antreprenorii nu păreau interesaţi de partea administrativă, aceasta a devenit importantă acum pentru managementul financiar al companiei. Construcţia unei clădiri, cu tot ceea ce presupune: planificare, design, dezvoltare, durează uzual între 2 şi 5 ani în funcţie de complexitatea proiectului. Operarea se întinde însă pe 50 - 60 de ani şi generează un cost de aproximativ patru ori mai mare comparativ cu faza de construcţie. Prin urmare, o investiţie de 20% în plus pentru design şi construcţie poate aduce economii mult mai mari în perioada de operare. Însă investitorii uită adesea acest lucru pentru că nu îşi gândesc activele pe termen lung, sublinază domnul Mocko.

Deoarece în perioada de boom cererea era aşa de mare încât nu mai era verificată starea clădirilor, foarte multe dintre ele au defecte de construcţie. Aceste clădiri construite greşit trebuie însă administrate, iar în contextul acesta managerii nu pot face miracole.

De altfel, o verigă lipsă pe piaţa imobiliară din România este consultanţa oferită în momentul proiectării unui imobil de către prestatorii serviciilor de administrarea. Astfel sunt evitate anumite greşeli operaţionale care altfel pot fi trecute cu vederea de arhitecţi şi ingineri. De exemplu, în multe cazuri nu este prevăzut un spaţiu pentru echipa ce va administra clădirea sau, spre finalizarea proiectelor, când banii rămaşi sunt puţini, dezvoltatorii încearcă să taie din costuri reducând calitatea echipamentelor. În acest caz clădirea nu va mai putea atinge performanţa prevăzută iniţial, atenţionează Richard Mocko.

Parteneriatul pe termen lung creşte calitatea serviciilor

Poate ca o consecinţă a absenţei unui istoric îndelungat al furnizorilor de servicii de administrare a clădirilor, în general proprietarii acordă contracte pentru perioade relativ scurte, de unul - doi, cel mult trei ani. Nu sunt contracte pe 5 ani, de exemplu.

Benenficiarii aceştia consideră că, prin rotaţia furnizorilor, au un control mai mare. Atunci sondează piaţa în fiecare an şi încercă să coboare preţurile pentru servicii. Parteneriatele pe termen lung sunt o raritate. Există şi excepţii, în special în rândul marilor jucători imobiliari, care tind să apeleze la acelaşi furnizor de servicii pentru toate clădirile din portofoliu, desigur, dacă au fost satisfăcuţi de prestaţia anterioară, relatează preşedintele ROFMA.

În fapt, contractul de servicii ar trebui să fie semnat pentru o perioadă de cel puţin trei ani şi să prevadă acordarea de bonusuri pentru îmbunătăţiri măsurabile ale satisfacţiei chiriaşilor.

Un argument important pentru extinderea duratei contractelor de servicii rezidă în faptul că astfel creşte volumul şi calitatea datelor colectate pentru a evidenţia comportamentul şi eficienţa în timp a clădirii. În fapt, colectarea datelor este o componentă esenţială a serviciilor de administrare, deoarece numai în baza acestora pot fi propuse îmbunătăţiri. Ori dacă furnizorul este schimbat în fiecare an, atunci o mare parte din date se va pierde. Dacă această rotaţie se perpetuează, după aproximativ 7-8 ani de operare, apar mari probleme în funcţionarea clădirii, care vor necesita investiţii importante pentru remediere, atrage atenţia domnul Mocko.

Preşedintele ROFMA recomandă proprietarilor de clădiri să aleagă cu grijă partenerul pentru servicii şi să investească timp şi bani în faza de licitaţie şi să ia în calcul faptul că acest proces durează minim 3-4 luni. Ofertele trebuie comparate nu doar în privinţa preţului, ci şi a experienţei, reputaţiei furnizorului, certificărilor obţinute, modului de lucru. "Asta lipseşte! Toţi în România cer o ofertă, dar bazată pe ce? Asta este clădirea, atâţia metri pătraţi, fă-mi o ofertă! Atunci de la zece furnizori ai tot atâtea oferte", subliniază domnul Mocko.

Nu în ultimul rând există riscul ca, odată câştigată licitaţia cu oferta având preţul cel mai mic, furnizorul respectiv să nu se poată ulterior încadra în prevederile contractuale (în parte şi datorită faptului că informaţiile furnizate de proprietar în cererea de ofertă sunt în general limitate). Chiar dacă efectele nu se simt imediat, în timp prezintă un risc mare în sensul pierderii unor chiriaşi.

Piaţa se pregăteşte pentru clădirile "verzi"

Pentru a fi în tandem cu progresul tehnologic şi curentele la nivel mondial, pe piaţa construcţiilor din România se manifestă tendinţa de a fi realizate clădiri cât mai "verzi". Însă certificatele care atestă această calitate sunt mai curând utilizate în strategia de marketing şi uneori vizează mai mult partea de design şi construcţie propriu-zisă şi mai puţin latura operaţională.

Pe de altă parte, dacă o clădire nu are un certificat, aceasta nu înseamnă că nu a fost construită responsabil. Oricum, pentru orice clădire există obligativitatea realizării auditului energetic pentru a putea închiria spaţiile. Însă ar fi de preferat ca auditul iniţial să fie refăcut cam după doi ani de funcţionare, pentru a avea date din operare şi nu doar din proiect şi testele iniţiale.

Discuţia privind eficienţa în exploatare a clădirilor "verzi" comparativ cu cele "clasice" va putea fi tranşată doar în momentul în care pe piaţă vor exista suficiente astfel de clădiri pentru o analiză corectă, consideră Richard Mocko.

În perspectiva relansării sectorului imobiliar din România, preşedintele ROFMA speră că piaţa va deveni mai matură, că standardele vor fi respectate, iar furnizorii de servicii vor ajunge la un limbaj comun cu clienţii.

"În România paşii sunt destul de greoi, nu ne dezvoltăm atât de repede pe cât ar trebui. Nu este vorba doar de furnizorii de servicii, ci şi de lipsa de comunicare din partea clienţilor şi chiriaşilor. Toţi trebuie să contribuim la procesul de maturizare", afirmă preşedintele ROFMA.

Despre ROFMA

Asociaţia Română de Facility Management (ROFMA) este o organizaţie profesională non-profit înfiinţată în anul 2009 şi care are ca scop reunirea tuturor specialităţilor din domeniu pentru a oferi o viziune unitară, aliniată la nivelul european, precum şi asigurarea de sprijin educaţional, informaţional şi legislativ membrilor săi.

În prezent, organizaţia numără 18 companii membre, la care se adaugă membri individuali.

În România serviciile pentru administrarea clădirilor sunt suficient reglementate, însă legislaţia ar trebui centralizată într-o singură sursă, consideră Richard Mocko, preşedintele ROFMA.

Prin urmare, una dintre iniţiativele ROFMA vizează crearea unui ghid care să cuprindă toate reglementările ce trebuie respectate de către furnizorii de servicii administrative pentru clădiri. Ghidul ar veni şi în sprijinul proprietarilor, pentru că aceştia ar şti mai bine ce aşteptări să aibă de la furnizori.

Un alt proiect prioritar pentru ROFMA are în vedere dezvoltarea capacităţilor profesionale pe piaţa de profil. Astfel, organizaţia derulează începând cu acest an un curs intensiv pentru managerii de clădiri. Acesta are o durată de 10 zile, dispuse pe parcursul a trei luni. La finalizare, cursantului i se acordă o diplomă care îi atestă cunoştinţele dobândite. "Noi am dezvoltat această platformă în cooperare cu experţi români, membri ROFMA şi lectori din Austria şi Ungaria. Este un proiect comun al unor competitori activi, ceea ce aduce valoare. Procesul educativ este supervizat de profesorul Alexander Redlein de la Universitatea Tehnică din Viena", declară domnul Mocko.

Nu în ultimul rând, ROFMA promovează în România standardul european pentru serviciile de administrare a clădirilor - Facili­ty Management - EN 15221. De altfel cursurile asociaţiei pornesc de la aceste reglementări. Aplicarea standardului european le va conferi în perspectivă companiilor din România posibilitatea să lucreze şi în alte state din Uniunea Europeană. Următoarea serie de cursuri ROFMA va avea loc în intervalul septembrie- noiembrie 2012.

Costurile serviciilor administrative variază mult în funcţie de calitate

Serviciile de facility management pot fi furnizate în aproape orice mediu construit, inclusiv locuinţe individuale, indiferent de dimensiune. Însă într-o clădire mai mare pot fi optimizate costurile, deci serviciile pot fi puţin mai ieftine raportat la unitatea de suprafaţă.

De asemenea, depinde şi de ce prevede strategia clientului. Deşi sunt nişte cerinţe minime prevăzute de legislaţie, de exemplu pentru mentenanţă preventivă, în schimb, pentru curăţenie, de exemplu, legislaţia nu stabileşte cum ar trebui să se facă. Prin urmare furnizorul de servicii va presta această activitate fie în funcţie de cerinţele venite din partea clientului, fie în funcţie de experienţa proprie, explică domnul Richard Mocko, preşedintele Asociaţiei Române de Facility Management (ROFMA).

Furnizorii de facility management operează în baza unui tarif pentru serviciu (service charge), stabilit în funcţie de suprafaţa adminstrată. Uzual acest tarif include utilităţile, serviciile, taxa pe proprietate şi asigurarea proprietăţii. La acestea se adaugă numeroase variabile ce ţin de tipul şi dimensiunea clădirii, numărul de intrări etc. De exemplu, pentru clădiri de birouri tariful se poate situa undeva între 3 şi 6 euro pe mp pe lună.

"Clienţii compară adesea cifrele şi nu ceea ce reprezintă, trebuie să ia în considerare calitatea serviciilor", atrage atenţia domnul Mocko.

Contractele încheiate pe o durată scurtă, de un an, nu încurajează creşterea calităţii serviciilor. De exemplu, furnizorii de servicii folosesc în prezent software special pentru colectarea datelor dintr-o clădire, implementarea căruia poate dura între 3 şi 9 luni. Datele sunt puse la dispoziţia clientului şi în baza acestora poate şti când trebuie să facă îmbunătăţiri sau dacă valoarea estimată a clădirii este în conformitate cu starea actuală. Ori un contract încheiat pentru un an este prea scurt pentru colectarea unei cantităţi suficiente de date, subliniază Richard Mocko.

Preşedintele ROFMA consideră că nu există o "formulă a succesului" pentru un furnizor de servicii administrative, ci trebuie să lucreze activ cu clientul, ca partener şi să încerce să optimizeze oriunde există posibilităţi. În acest sens, contractele pe termen lung ajută mult.

"Considerăm clientelă, deşi rareori avem contracte semnate, chiriaşii unei clădiri. Ei contează cel mai mult deoarece sunt utilizatorii finali şi dacă nu sunt mulţumiţi părăsesc clădirea", subliniază domnul Mocko.