"Urmează o perioadă efervescentă, cu multe proiecte de relocare şi reamenajare a birourilor"

(Interviu cu Mihaela Topor, Senior Workplace Consultant - CBRE Romania)

Reporter: Cum a evoluat cererea pentru reamenajarea birourilor odată cu reîntoarcerea angajaţilor la birou?

Mihaela Topor: Reîntoarcerea angajaţilor la birou, fie complet, fie parţial - în regim hibrid, a influenţat cererea pentru reamenajarea birourilor, 2022 fiind un an cu o activitate intensă pe segmentul Office în ceea ce priveşte cererea pentru relocări şi amenajări de spaţii de birouri.

Dacă la început de an au fost schimbări minore pe piaţă, din al doilea trimestru a crescut numărul de proiecte de workplace management. Estimăm că va urma o perioa­dă efervescentă, cu multe proiecte de relocare şi reamenajare a birourilor, având în vedere dorinţa companiilor de a adapta spaţiul de lucru la modul de lucru hibrid.

Reporter: Au aparut şi în Romania procese ca workplace management, o tendinţă globală tot mai prezentă şi local. Ce prespune acest proces şi ce beneficii aduce?

Mihaela Topor: CBRE oferă aceleaşi servicii şi de acelaşi nivel de calitate pe toate pieţele. Prin urmare, am promovat şi în România conceptul de workplace management, care a fost foarte rapid şi uşor absorbit de piaţă datorită avantajelor majore pe care le aduce companiilor, atât la nivel de business, cât şi în strategia de employer branding.

Într-un spaţiu amenajat în mod inteligent, angajaţii pot lucra eficient şi în siguranţă, având la îndemână toate facilităţile necesare pentru desfăşurarea activităţii, dar şi pentru destresare şi relaxare la birou. Este o parte strategică a menţinerii angajaţilor fericiţi şi implicit a creşterii productivităţii şi rezultatelor în activitate.

Astfel, workplace management are ca beneficii atât reducerea cheltuielilor prin optimizarea folosirii spaţiului de lucru şi creşterea eficienţei în muncă, cât şi crearea unei atmosfere deosebite la birou şi asigurarea stării de bine a angajaţilor.

Reporter: De ce este nevoie de reamenajarea birourilor?

Mihaela Topor: Este o adaptare continuă la nevoile companiilor şi ale angajaţilor. Acum, când modul de lucru hibrid este predominant în companii, în special în cele din domeniul IT, dar nu numai, reamenajarea birourilor este soluţia de adaptare la acest nou mod de lucru pentru a eficientiza activitatea simul­tan a angajaţilor care se află la birou şi a celor care lucrează remote.

În cele mai multe cazuri, având în vedere modul de lucru hibrid, reamenajarea birourilor vine odată cu relocarea birourilor. Adică, la nivel de piaţă cererea mare este pe relocarea birourilor într-un nou sediu, mai modern, cu mai multe facilităţi, aflat în zone strategice din oraş - central sau lângă campusuri univevrsitare, mai aproape de mijloace de transport. Odată cu relocarea într-un nou sediu, automat este amenajat spaţiul de lucru într-un mod mult mai eficient şi inteligent decât în vechiul sediu, mai ales că în multe cazuri este vorba de o suprafaţă mai mică, în care trebuie incluse şi armonios amenajate toate facilităţile oferite.

De asemenea, a crescut numărul de cereri pe amenajarea spaţiilor de lucru în companii care nu schimbă sediul, dar care vor o schimbare privind conceptul şi reamenajarea spaţiului de birourilor ca parte din strategia de recrutare şi retenţie personal. În acest caz, este regândit modul în care să funcţioneze şi să arate spaţiul de birouri, ţinând cont de cerinţele companiei, care în aproape toate cazurile includ adaugarea de noi facilităţi la birou.

Reporter: Care sunt efectele ame­najării birourilor în activitatea de recrutare şi retenţie personal, dar şi în productivitatea angajaţilor?

Mihaela Topor: Amenajarea birourilor are scopul să transforme spaţiul de lucru într-un spaţiu care să fie folosit la capacitate maximă, care integrează noi zone cu noi facilităţi, favorizând o colaborare mai eficientă între membrii echipelor unei firme. În acelaşi timp, asigură o experienţă deosebită zi de zi în activitate, contribuind şi la crearea unei atmosfere plăcute, biroul fiind acum o destinaţie în sine, nu un loc pentru îndeplinirea task-urilor.

Astfel, efectele în strategia de recrutare şi retenţie personal sunt maxime, transformând o companie într-un angajator foarte atractiv pe piaţa muncii, în special în domenii cu deficit mare de personal, pentru atragerea celor mai buni angajaţi.

Reporter: Cât investesc companiile în amenjarea birourilor?

Mihaela Topor: Având în vedere contextul economic actual, este greu de menţionat costuri, acestea fluctuând la nivel de piaţă şi variind în funcţie de cerinţe şi complexitatea proiectului. Facilitatile solicitate au început să devină din ce în ce mai variate, aspect care influenteaza in sens crescator costurile. Dacă ne raportăm însă strict la etapa de amenajare pentru modul de lucru hibrid, companiile au început să in­vestească cu cel puţin 15% mai mult per mp decât o făceau în trecut.

Reporter: Care sunt primele cinci tendinţe în amenajarea birourilor? Mai este open space-ul la modă? Cum este transformat acum?

Mihaela Topor: Principalele tendinţe în amenajare sunt:

1. Biroul ca destinaţie, şi nu ca obligaţie

Locul de muncă a trecut de la un mediu de lucru bazat pe tipul de activităţi la unul bazat pe stilul de lucru, punând oamenii în centru şi concentrându-se pe inovare, co-creare (includerea sugestiilor oferite de clienţi), colaborare, sănătate şi sustenabilitate.

2. Munca în format hibrid este aici pentru a rămâne

Un model de lucru hibrid recunoaşte că, deşi unii angajaţi pot fi productivi fără a fi faţă în faţă, interacţiunile în persoană au încă un rol important de jucat. Prin urmare, locul de muncă trebuie să le permită angajaţilor să lucreze dintr-o varietate de spaţii şi locuri, în mod interschimbabil şi sigur. Spaţii care permit conexiunea echipelor din birou cu cele care lucrează remote, zone de lucru plug&work care se pot transforma rapid în arii de socializare etc.

3. "E" din ESG (Environmental, Social, and Governance)

începe să influenţeze cerinţele de spaţiu ale chiriaşilor - o atenţie tot mai mare la selecţia materialelor, la amprenta de carbon, la performanţele clădirii de birouri care găzduieşte spaţiul de lucru etc.

4. De asemenea, "S", deoarece birourile încep să devină mai sociale.

Scopul este de a obţine "The Empathetic Occupancy" - pentru a oferi locuri de muncă primitoare, care să permită tuturor să ajungă în zonele necesare şi să utilizeze pe deplin echipamentele & resursele şi să evite segregarea sau stigmatizarea angajaţilor cu nevoi speciale.

5. Tehnologia pentru amenajări incluzive - online şi offline

Crearea unei experienţe de colaborare mai incluzive şi mai productive pentru participanţii virtuali necesită mai mult decât simpla instalare de camere web în sălile de conferinţă. Alegerea mobilierului, configuraţia echipamentelor, chiar şi culorile markerilor, toate acestea îmbunătăţesc eficienţa spaţiului.

Spaţiile de colaborare construite special pentru colaborarea în prezenţa mixtă iau în considerare nu numai un nou set de principii de design, ci şi câteva principii tehnologice, cum ar fi:

- Pe măsură ce forţa de muncă devine din ce în ce mai mobilă, iar activitatea se desfăşoară cu ajutorul unei varietăţi de dispozitive, au crescut preocupările legate de securitatea cibernetică atunci când se conectează la reţeaua companiei. Asiguraţi compatibilitatea noilor instrumente cu infrastructura de reţea existentă şi cu cerinţele de securitate.

- Costul pare a fi o măsură simplă cu care se compară produsele, dar poate exista o complexitate ascunsă pe durata de viaţă a unei noi tehnologii dacă nu faceţi diferenţa între costul de achiziţie şi costul de proprietate.

- În cel mai bun caz, tehnologia uşurează viaţa profesională, dar în cel mai rău caz poate adăuga frus­trare şi pierdere de timp.

Conceptul de open space în întreg spaţiul de lucru nu mai este o dominantă în workplace, rămâne însă o opţiune din paletarul pe care strategia de workplace o pune la dispoziţie. Open space-ul este folosit parţial, în anumite zone de relaxare sau în anumite departamente, decizia de a utiliza o astfel de amenajare fiind de cele mai multe ori validată în cursul unui proces de change management pe care consultanţii îl desfăşoară împrună cu echipele de HR ale beneficiarului.

Reporter: Ce stiluri şi tematice de design preferă companiile în amenjarea birourilor?

Mihaela Topor: Accentul nu mai este pus neapărat pe o anumită tematică, ci pe necesităţile angajaţilor, în prezent fiind foarte importante wellbeing-ul şi spatiile de socializare. De asemenea, începe să devină din ce în ce mai prezent factorul de ESG.

Reporter: Care sunt cele mai extravagante cerinţe în amenajarea birourilor?

Mihaela Topor: O cerinţă atipică este pentru un spaţiu de birouri dintr-un oraş regional: acest spaţiu trebuie să fie în totalitate dedicat activităţilor sociale şi să nu existe niciun birou operaţional. De asemenea, am întâlnit cerinţe precum dezvoltarea unei "camere muzicale", prevăzută cu instrumente si antifonată, sau camera de tip "mama şi copilul", ori zone de meditaţie ("zen room") dacă ar fi să evidenţiem unele dintre cele mai nişate cerinţe referitoare la spaţii speciale.

Reporter: Va apărea zona de wellness/spa la birou, pe langa zona de gaming, sport?

Mihaela Topor: Zonele cu destinaţie wellness reprezintă deja o cerinţă obişnuită în briefurile companiilor, de cele mai multe ori fiind vorba despre spaţii special amenjate pentru activităţi precum yoga, pillates, meditaţie etc. Ne aşteptăm ca pe pieţele muncii foarte competitive, cum este domeniul IT, să vedem facilităţi mai specializate la birou, în afară de celebra zonă de relaxare care acum înseamnă mai degrabă spaţiu cu canapele şi fotolii şi device-uri pentru jocuri, astfel că o zonă de spa la birou am putea vedea cât de curând.

Este o linie fină între zona de wellness-spa şi sport, din punctul de vedere al siguranţei şi securităţii în muncă. O sală de pilates este din ce în ce mai solicitată, pe când o sală de forţă s-ar putea să reprezinte un risc.

Reporter: Mulţumesc!